PENGERTIAN
KOMUNIKASI, PENTINGNYA KOMUNIKASI
PROSES DALAM
KOMUNIKASI DAN BAGAIMANA KOMUNIKASI YANG EFEKTIF
Komunikasi adalah proses dimana orang
yang bekerja dalam organisasi saling mentransmisikan informasi dan menginterpretasikan
artinya. Yang penting komunikasi dalam organisasi diperolehnya komunikasi yang
efisien dan efektif. Komunikasi yang efektif terjadi bila artian yang
dimaksudkan oleh pengirim berita dan artian yang ditangkap oleh penerima berita
itu sama dan satu. Sedangkan komunikasi yang efisien terjadi bila biayanya
minimum berdasar sumber daya yang dimanfaatkan.
Komunikasi
yang efektif sangat penting bagi manajer, karena sebagai proses dimana fungsi
manajemen seperti fungsi perencanaan, fungsi pengorganisasian, fungsi
kepemimpinan, fungsi pengendalian dapat dicapai. Komunikasi biasanya sering
terganggu hal ini dikarenakan masalah sematik/arti kata, tak adanya umpan
balik, saluran komunikasi, gangguan fisik, perbedaan budaya dan status.
Ada
pedoman untuk mendapatkan komunikasi secara efektif antara lain yaitu bahwa
seseorang harus mendengarkan secara aktif, usahakan memberikan umpan balik,
lansung pada masalah, mengambarkan situasi,dan meringkas. Proses komunikasi
memungkinkan para manajer menjalankan tanggung jawabnya dan informasi harus
dikomunikasikan jepada para manajer sebagai dasar pembuatan keputusan dalam
pembuatan fungsi manajer baik secara lisan maupun tulisan.
Komunikasi
dapat diartikan sebagai proses pemindahan dalam gagasan atau informasi
seseorang ke orang lain. Selain dikatakan sebagai proses pemindahan gagasan
seseorang dari orang lain dalam bentuk kata-kata tetapi juga dalam bentuk
ekspresi wajah intonasi dan sebagainya. Komunikasi dapat menghubungkan antara
bagian yang berbeda atau disebut rantai pertukaran informasi. Hal ini
mengandung unsur-unsur ;
1.
Sebagai kegiatan seseorang untuk
megerti,
2.
Sebagai sarana pengendalian
informasi,
3.
Sebagai sistem bagi terjalinnya
komunikasi diantara individu-individu.
Menurut pakar American Management
Association ada 10 aturan jika
ingin berkomunikasi dengan
baik:
§ Jelaskan konsep/ide Anda sebelum berkomunikasi,
§ Teliti tujuan sebenarnya dalam komunikasi,
§ Pertimbangkan suasana lingkungan dan waktu,
§ Hubungan pihak lain,
§ Waspada atas nada dan isi berita,
§ Komunikasikan seseorang yang membantu dan bernilai bagi
penerima,
§ Tindak lanjut komunikasi,
§ Komunikasi untuk waktu yang akan datang pula,
§ Tindakan konsisten dengan kata,dan
§ Menjadilah pendengar yang baik.
PROSES KOMUNIKASI
Contoh model komunikasi yang
sederhana digambarkan dibawah ini :
Jika salah satu elemen komunikasi tidak ada maka komunikasi
tidak akan berjalan. Ada komponen-komponen dalam komunikasi antara lain :
Pengirim(Sender=Sumber) adalah seseorang yang mempunyai kebutuhan atau
informasi serta mempunyai kepentinga mengkomunikasikan kepada orang lain.
Pengkodean
(Encoding) adalah pengirim mengkodean
informasi yang akan disampaikan ke dalam symbol atau isyarat.
Pesan
(Massage), pesan dapat dalam segala bentuk
biasanya dapat dirasakan atau dimengerti satu atau lebih dari indra penerima.
Saluran (Chanel) adalah cara
mentrasmisikan pesan, misal kertas untuk surat, udara untuk kata-kata yang
diucapkan.
Penerima
(Recaiver) adalah orang yang menafsirkan
pesan penerima, jika pesan tidak disampaikan kepada penerima maka komunikasi
tidak akan terjadi.
Penafsiran
kode (Decoding) adalah proses dimana penerima
menafsirkan pesan dan menterjemahkan menjadi informasi yang berarti baginya.
Jika semakin tepat penafsiran penerima terhadap pesan yang dimaksudkan oleh
penerima, Maka semakin efektif komunikasi yang terjadi.
Umpan balik (Feedback) adalah
pembalikan dari proses komunikasi dimana reaksi kominikasi pengirim dinyatakan.
Didalam organisasi sangat
membutuhkan komunikasi. Adapun jenis-
jenis komunikasi dalam organisasai antara lain :
a. Komunikasi formal vs informal
Komunikasi formal adalah komunikasi
yang mengikuti rantai komando yang dicapai oleh hirarki wewenang. Komunikasi
informal adalah komunikasi yang terjadi diluar dan tidak tergantung pada
herarki wewenang. Komunikasi informal ini timbul karena adanya berbagai maksud,
yaitu
- Pemuasan kebutuhan manusiawi,
- Perlawanan terhadap pengaruh yang
monoton dan membosankan,
- Keinginan untuk mempengaruhi
perilaku orang lain,
- Sumber informasi hubungan
pekerjaan.
Jenis lain dari komunikasi informasi
adalah adalah dasas-desusyang secara resmi tidak setuju. Desas-desus ini juga
mempunyai peranan fungsional sebagai alat komunikasi tambahan bagi organisasi.
b. Komunikasi ke bawah vs komunikasi
ke atas vs komunikasi lateral
Komunikasi kebawah mengalir dari
peringkat atas ke bawah dalam herarki. Komunikasi ke atas adalah berita yang
mengalir darin peringkat bawah ke atas atas suatu organisasi. Komunikasi
lateral adalah sejajar antara mereka yang berada tingkat satu wewenang.
c. Komunikasi satu arah dan dua arah
Komunikasi satu arah, pengirim
berita berkomunikasi tanpa meminta umpan balik, sedangkan komunikasi dua arah
adalah penerima dapat dan memberi umpan balik.
Bagaimanapun juga keefektifan
komunikasi organisasi dipengaruhi beberapa factor diantaranya :
1.
Saluran komunikasi formal
2.
Sruktur wewenang
Dalam organisasi dimana perbedaan
stasus dan kekuasaan akan mempengaruhi isi komunikasi.
Komunikasi dikatakan efektif apabila terdapat
aliran informasi dua arah antara komunikator dan komunikan dan informasi
tersebut sama-sama direspon sesuai dengan harapan kedua pelaku komunikasi
tersebut. Setidaknya terdapat lima aspek yang perlu dipahami dalam membangun
komunikasi yang efektif, yaitu :
a. Kejelasan
Hal ini dimaksudkan bahwa dalam komunikasi harus
menggunakan bahasa dan mengemas informasi secara jelas, sehingga mudah diterima
dan dipahami oleh komunikan.
b. Ketepatan
Ketepatan atau akurasi ini menyangkut penggunaan
bahasa yang benar dan kebenaran informasi yang disampaikan.
c. Konteks
Konteks atau sering disebut dengan situasi,
maksudnya adalah bahwa bahasa dan informasi yang disampaikan harus sesuai
dengan keadaan dan lingkungan dimana komunikasi itu terjadi.
d. Alur
Bahasa dan informasi yang akan disajikan harus
disusun dengan alur atau sistematika yang jelas, sehingga pihak yang menerima
informasi cepat tanggap
e. Budaya
Aspek ini tidak saja menyangkut bahasa dan
informasi, tetapi juga berkaitan dengan tatakrama dan etika. Artinya dalam
berkomunikasi harus menyesuaikan dengan budaya orang yang diajak berkomunikasi,
baik dalam penggunaan bahasa verbal maupun nonverbal, agar tidak menimbulkan
kesalahan persepsi. (Endang Lestari G : 2003)
Referensi :
Arismunandar,
Wiranto. (2003). Komunikasi dalam
Pendidikan. Departemen
Teknik Mesin ITB. Bandung.
http://meiliemma.wordpress.com/2006/10/17/definisi-komunikasi-dan-tingkatan-proses-komunikasi/
